Politique de confidentialité

La présente politique s’applique aux renseignements personnels traités lorsque vous créez ou utilisez un compte Boréal One, acceptez une invitation, communiquez avec le soutien, recevez une soumission ou une facture publique, ou interagissez autrement avec l’application située à app.borealone.ca.

Elle vise les administrateurs, gestionnaires, vendeurs, techniciens, clients et prospects dont les renseignements sont traités au moyen de Boréal One.

Pour les renseignements liés aux comptes, à la sécurité, au soutien et à l’exploitation de la plateforme, Boréal One détermine les fins et les moyens du traitement.

Lorsqu’une entreprise abonnée inscrit dans Boréal One des renseignements concernant ses prospects, ses clients, ses employés ou ses chantiers, cette entreprise demeure responsable de la légitimité de la collecte, des avis requis et des autorisations nécessaires. Boréal One traite ces renseignements afin de fournir les fonctions demandées par l’entreprise.

Selon votre utilisation, les catégories suivantes peuvent être traitées :

• Compte et entreprise : prénom, nom, courriel, nom de l’entreprise, rôle, statut du compte et renseignements d’invitation. Les mots de passe sont traités par le service d’authentification et ne sont pas conservés en clair par Boréal One.
• Contacts et prospects : nom, entreprise, téléphone, courriel, adresse, source du prospect, valeur estimée, notes, suivis et historique.
• Travail et planification : rendez-vous, tâches, employés assignés, chantiers, adresses de travaux, descriptions, documents et photos transmis par les utilisateurs.
• Documents commerciaux : soumissions, factures, descriptions, montants, taxes, crédits, paiements, dates et décisions d’acceptation ou de refus.
• Communications : adresses et numéros utilisés pour les courriels et SMS, contenu nécessaire aux messages, état de livraison et identifiants techniques des fournisseurs.
• Soutien : catégorie de la demande, message, entreprise, utilisateur, page consultée, navigateur et capture d’écran facultative.
• Données techniques : adresse IP ou version hachée lorsque pertinente, type d’appareil, navigateur, journaux de sécurité, date et heure des opérations et témoins de session essentiels.

Les renseignements peuvent être recueillis :

• directement auprès de vous dans les formulaires de l’application;
• par un administrateur ou un employé autorisé de votre entreprise;
• par une invitation, un courriel, un SMS ou une demande de soutien;
• par une intégration ou une API de génération de prospects autorisée;
• automatiquement dans les journaux nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.

Nous utilisons les renseignements uniquement lorsqu’ils sont nécessaires pour :

• créer, authentifier, sécuriser et administrer les comptes;
• fournir les fonctions de CRM, de planification, de soumission, de chantier et de facturation;
• envoyer les communications demandées par l’entreprise utilisatrice;
• afficher les soumissions et factures aux destinataires autorisés par un lien unique;
• répondre aux questions, diagnostiquer les problèmes et améliorer la fiabilité du service;
• prévenir les abus, les accès non autorisés, la fraude et les doubles opérations;
• respecter les obligations légales et résoudre les différends.

Boréal One n’utilise pas les renseignements personnels contenus dans les dossiers de vos clients pour leur faire de la publicité indépendante et ne prend aucune décision produisant des effets juridiques exclusivement au moyen d’un traitement automatisé.

Boréal One fait appel à des fournisseurs spécialisés qui traitent uniquement les renseignements nécessaires à leur fonction, notamment Supabase pour l’authentification, la base de données et le stockage, Vercel pour l’hébergement de l’application, Resend pour les courriels, Twilio pour les SMS et Cloudflare pour des services de domaine, de réseau ou de sécurité selon la configuration utilisée.

Ces fournisseurs peuvent traiter ou conserver certains renseignements au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres territoires. Les lois de ces territoires peuvent permettre à leurs autorités d’y accéder. Boréal One limite les renseignements communiqués et applique, lorsque requis, des mesures contractuelles, techniques et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant un traitement hors Québec.

L’application utilise des témoins strictement nécessaires à l’authentification, à la conservation sécurisée de la session et à la prévention des abus. Leur désactivation peut empêcher la connexion ou certaines fonctions de fonctionner.

Dans sa version bêta actuelle, Boréal One n’utilise pas de témoins publicitaires ni d’outil d’analyse comportementale destiné à suivre les utilisateurs entre plusieurs sites.

Les soumissions et factures destinées à un client peuvent être consultées sans compte au moyen d’un lien unique. La possession de ce lien peut permettre d’accéder au document et aux renseignements qu’il contient. Les utilisateurs doivent donc le transmettre uniquement au destinataire prévu et le traiter comme une information confidentielle.

Si vous croyez qu’un lien a été transmis à la mauvaise personne, communiquez rapidement avec l’entreprise qui vous l’a envoyé et avec Boréal One.

Boréal One ne vend ni ne loue les renseignements personnels. Ils peuvent être communiqués aux fournisseurs décrits dans cette politique, aux destinataires choisis par l’entreprise utilisatrice, ou aux autorités lorsque la loi l’exige.

Une communication peut aussi être nécessaire dans le cadre d’une réorganisation, d’un financement ou d’une vente d’entreprise, sous réserve de mesures de confidentialité et des exigences légales applicables.

Les renseignements sont conservés pendant la durée nécessaire à la prestation du service, tant que le compte ou le dossier est actif, puis pendant la période raisonnablement nécessaire pour respecter les obligations fiscales, comptables, contractuelles, de sécurité et de règlement des différends.

Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux lois applicables. Certaines copies peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes sécurisées jusqu’à leur rotation normale.

Une entreprise abonnée doit aussi gérer ses propres obligations de conservation concernant les renseignements qu’elle inscrit dans Boréal One.

Boréal One applique des mesures adaptées à la nature des renseignements, notamment le chiffrement des communications par HTTPS, l’authentification, les rôles et permissions, la séparation des données entre entreprises, les politiques d’accès au niveau des lignes, les espaces de stockage privés, la validation côté serveur et la limitation des requêtes sensibles.

Aucun système n’offre une sécurité absolue. Chaque utilisateur doit choisir un mot de passe unique, protéger son compte, limiter les accès de ses employés et signaler rapidement toute activité suspecte.

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, une personne peut demander de connaître les renseignements personnels que Boréal One détient à son sujet, y accéder, les faire rectifier, retirer son consentement lorsqu’il constitue la base du traitement, demander leur suppression lorsqu’applicable ou déposer une plainte.

Lorsque la loi le prévoit, vous pouvez aussi demander que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Le retrait d’un consentement ou la suppression de renseignements nécessaires peut limiter ou empêcher la prestation du service.

Pour les renseignements inscrits par une entreprise à propos de ses propres clients ou employés, la demande devrait d’abord être adressée à cette entreprise. Boréal One collaborera avec elle lorsque nécessaire.

Boréal One maintient des mesures pour détecter, limiter et traiter les incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les personnes concernées et les autorités compétentes sont avisées conformément à la loi.

Toute perte d’appareil, divulgation d’un mot de passe, transmission d’un lien public au mauvais destinataire ou autre situation suspecte doit être signalée sans délai à l’adresse indiquée ci-dessous.

Boréal One est un service destiné aux entreprises et n’est pas conçu pour être utilisé directement par des enfants. Nous ne cherchons pas à recueillir sciemment leurs renseignements par la création d’un compte.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution du service, de nos fournisseurs ou des exigences légales. La date de la dernière mise à jour sera modifiée et, lorsqu’un changement est important, un avis approprié sera présenté dans l’application, par courriel ou par un autre moyen raisonnable.

Indiquez votre nom, vos coordonnées, la nature de votre demande et toute information permettant de retrouver le dossier concerné. Une vérification d’identité peut être demandée avant de communiquer ou de modifier des renseignements personnels.